香港政府规定香港有限公司必须有一名香港法定秘书，法定秘书由香港本地自然人或法人担任。提供法定秘书的同时，一般还提供注册地址和处理政府来往文件。

法定秘书相等于海外人士在香港的代言人，必须由香港居民或公司担任，方便政府联系和处理政府的往来文件。法定秘书对公司没有直接的控制权或拥有权，但如果公司发生问题，法定秘书是要担当一定责任的。

法定秘书的服务功能有别于商务秘书，不是普通的公司员工。在注册有限公司时法律要求必须指定法定秘书。

秘书的任职资格：公司秘书可以是一个自然人或一个法人团体。若为个人，该人必须经常居住于香港；若为法人团体，该法人团体必须在香港有注册地址或营业地点。

上市公司对秘书的要求较为严格。上市公司的秘书必须是个人而非法人团体，而且该人必须是英国特许秘书及行政人员公会香港分会会员、律师、大律师或专业会计师，而且必须得到联合交易所认可其在学术及专业资格方面足以履行其职责。

根据法例，公司秘书一职可由董事兼任，即具有双重身分。当一份档应由董事和秘书联合签署时，具有董事和秘书双重身分的人士只能以秘书的身分签署。

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